Ich bin seit Jahren Kunde bei Heinlein, bei mailbox.org. Und ich bin immer sehr zufrieden gewesen.
Irgendwann in 2025 hat man die OX-Suite einem massiven Update unterzogen. Seit diesem Zeitpunkt kommen die Notifications von Kalendereinträgen oft verspätet, manchmal um Tage. Einfach, dafür gibt es doch einen Support …
Dachte ich. Unten habe ich das hin und her zwischen dem Support – übrigens jedes Mal der gleiche Mitarbeiter – und mir protokolliert (Ticket 8746444).
Um das eigentliche Problem zu verstehen, reicht ein Blick in die Mailheader.
Das System will an einem bestimmten Tag eine Terminbenachrichtigung verschicken. Das nachgelagerte Mailsystem bekommt diese Notifiication aber erst Tage später zur Zustellung übergeben.
Bei Heinlein versucht man sich darin, was von Client-Side zu erzählen. Das Problem ist doch aber Server-Side. Meine Frage, dass Ticket zur Bearbeitung an einen Vorgesetzten zu geben, wird komplett ignoriert.
Das alles hinterlässt einen sehr faden Beigeschmack. Ich glaube, ich muss mir dann doch einen anderen Mailprovider suchen. Das ist sehr schade, denn bis auf diese never ending story hier bin ich mit den Berlinern absolut zufrieden.
30.11.2025
„An Terminen gesetzte Erinnerungen per Email kommen Stunden, manchmal Tage zu spät. Das macht das Feature Erinnerung nutzlos. Im Anhang ein Beispiel. Erbitte Behebung“
Angehangen habe ich Mailheader solch einer Benachrichtigung:
X-Mozilla-Status: 0001 X-Mozilla-Status2: 00000000 Return-Path: <noreply@mailbox.org> Delivered-To: xxxx@mailbox.org Received: from director-05.heinlein-hosting.de ([80.241.60.215]) (using TLSv1.3 with cipher TLS_AES_256_GCM_SHA384 (256/256 bits)) by dobby26a.heinlein-hosting.de with LMTPS id CN/9BjEZLGnrigAATazItQ:P1 (envelope-from <noreply@mailbox.org>) for <xxxx@mailbox.org>; Sun, 30 Nov 2025 11:15:13 +0100 .... Received: from ciphermail02 (localhost.localdomain [127.0.0.1]) by ciphermail02.heinlein-hosting.de (CipherMail) with ESMTP id 795BC2801C4 for <xxxx@mailbox.org>; Sun, 30 Nov 2025 11:15:03 +0100 (CET) Received: from appsuite-core-mw-groupware-54b5d45d74-r7x47 (ox-k8s-worker-prod-17.mailbox.org [10.196.68.120]) (using TLSv1.3 with cipher TLS_AES_256_GCM_SHA384 (256/256 bits) key-exchange ECDHE (P-384) server-signature RSA-PSS (4096 bits) server-digest SHA256) (No client certificate requested) by ciphermail02.heinlein-hosting.de (CipherMail) with ESMTPS id 311562801C4 for <xxxx@mailbox.org>; Sun, 30 Nov 2025 11:15:03 +0100 (CET) Date: Sat, 29 Nov 2025 20:55:00 +0000 (UTC) From: noreply@mailbox.org To: Peter Stimpel <xxxx@mailbox.org> Message-ID: <258854787.9510.1764497702188@appsuite-core-mw-groupware-54b5d45d74-r7x47> In-Reply-To: <Appointment.ab8b8180-1429-40b8-a43e-62682363ec90@open-xchange.com> References: <Appointment.ab8b8180-1429-40b8-a43e-62682363ec90@open-xchange.com> Subject: Erinnerung: XXXXXXXX - 29. November 2025, 22:00 MIME-Version: 1.0 Content-Type: multipart/signed; micalg=pgp-sha256; protocol="application/pgp-signature"; boundary="----=_Part_94029_2088295293.1764497703467" Auto-Submitted: auto-generated X-Open-Xchange-Alarm-Type: EMAIL X-Mailer: Open-Xchange Mailer v8.43.61 X-MBO-RS-ID: fe3ecb6f86da4de9485 X-MBO-RS-META: xar9wjxddpy6tck66ccdkib9p685ggo3 X-MBO-SPAM-Probability: X-Rspamd-Score: -13.39 / 15.00 / 15.00 X-Rspamd-Queue-Id: 1C2742E0563 Alle Zeiten werden in dieser Zeitzone angezeigt: Mitteleurop=C3=A4ische Nor= malzeit Wann: Samstag, 29. November 2025 22:00 - 22:05
Was sieht man: Für den
Samstag, 29. November 2025 22:00 - 22:05
steht ein Termin an. Für den war eine Erinnerung via Mail geplant, 5 Minuten vorab.
Date: Sat, 29 Nov 2025 20:55:00 +0000 (UTC)
Der erste Server in der Mailzustellungskette erhält die Notification
Sun, 30 Nov 2025 11:15:03 +0100 (CET)
Diese Übergabe erfolgt auf Serverseite also viel zu spät. Warum ich die Serverseite erwähne, wird später klar werden.
Bei allen folgenden Hin und Hers mit dem Support ist das Schema das gleiche, weswegen ich mich immer wieder auf dieses Beispiel beziehe.
Alle Antworten des Supports habe ich entsprechend hervorgehoben.
11.12.2025
Bisher habe ich keinerlei Antwort erhalten. Also schreibe ich ein weiteres Mal an den Support, mit einem neuen Beispiel, selbes Muster wie oben.
Unterschied: dieses Mal sind wir 12 Tage zu spät dran …
18.12.2025
Ein Hilfeschrei
„Könnt ihr das bitte endlich beheben, oder wenigstens mal antworten? Ich bin zahlender Kunde …“
Zusammen mit einem weiteren Beispiel.
19.12.2025
Vielen Dank für Ihre Nachricht und Ihre Geduld. Bitte entschuldigen Sie die lange Wartezeit, das entspricht nicht unserem Anspruch. Wir haben derzeit ein sehr viel höheres Ticketaufkommen als sonst und einen ungewöhnlich hohen Krankenstand. Aus diesem Grund kommt es leider zu Verzögerungen in unseren Antworten.
Bitte teilen Sie mir mit, welche Termine innerhalb der letzten fünf Tage betroffen waren. Ich werde dann gemeinsam mit unseren Administratoren prüfen, ob wir dazu etwas finden können.
Ich liefere Beispiele, wie verlangt.
20.12.2025
Ich liefere ein weiteres Beispiel.
21.12.2025
Ich liefere ein weiteres Beispiel.
29.12.2025
Ich habe eine Antwort von unseren OX-Spezialisten erhalten. Wir vermuten, dass die Verzögerungen durch einige langsame Abfragen an unseren SQL-Servern verursacht wurden. Wir haben den Fehler inzwischen behoben. Bitte prüfen Sie, ob die Benachrichtigungen nun wieder schnell durchkommen.
2.1.2026
Ich schreibe dem Supportmenschen, dass das Problem noch nicht gelöst ist, wieder mit weiteren Beispielen
3.1.2026
Ich liefere ein weiteres Beispiel.
16.1.2026
nach Rücksprache mit unseren OX-Spezialisten haben wir folgende Einschätzung: Der Fehler wird höchstwahrscheinlich durch einen verwendeten Drittanbieter-Client ausgelöst bzw. tritt nur dort auf. Dieses Verhalten tritt auch typischerweise auf, wenn MS Outlook verwendet wird und der lokale Cache des Programms nicht mehr richtig arbeitet. Wenn Sie Outlook verwenden, bitte ich Sie, den Cache des Programms einmal zu reparieren.
16.1.2026
danke für die Rückmeldung. Liebe Grüße an den Spezialisten: ein Clientfehler kommt nicht in Betracht. Schon der erste in der Versandkette beteiligte Mailserver bekam die Benachrichtigungsmail nicht pünktlich. Alles weitere waren Folgeschäden. We sich die Wahl des Clients (ganz hinten in der Kette) auf das Problem ganz vorn in der Kette auswirken könnte, ist nicht erklärbar.
Ich liefere ein weiteres Beispiel.
26.1.2026
wir haben das Verhalten hier bereits mehrfach durch unseren OX Spezialisten analysieren lassen und wir können hier sehr sicher sagen, dass der Fehler nicht durch uns verursacht ist. In dem Fall hätten wir auch sofort einen Bugreport erstellt. Bitte führen Sie daher die Schritte durch, welche wir Ihnen bereits mitgeteilt haben.
26.1.2026
bitte eskalieren Sie dieses Ticket an einen Vorgesetzten.
Zur Erklärung:
in den Mailheadern der zu spät empfangenen Benachrichtigungen sieht man sehr deutlich, dass eine Instanz bei Ihnen um
Fri, 2 Jan 2026 20:55:00 +0000 (UTC)
eine Mail senden wollte. Das ist genau der Zeitpunkt, an dem die Benachrichtigung auch gewünscht war. Weiterhin sieht man ebenfalls deutlich, dass das in IHRER Infrastruktur empfangende nächste Glied der Kette das erst um
3 Jan 2026 06:20:30 +0100 (CET)
bestätigt. Mithin am Folgetag … wie Ihre Spezialisten auf den Dreh kommen, es müsse hier Client-seitig ein Problem vorliegen, erschließt sich mir nicht.
Und nein, ich fange jetzt an Ihnen zu schreiben warum ich mir sicher bin, was ich im Tag-Job tue usw… denn ich bin hier privat. Und ich möchte nur dieses Problem gelöst haben.
8.2.2026
Ich liefere ein weiteres Beispiel.
16.2.2026
Wir haben das beschriebene Verhalten mehrfach durch unseren OX-Spezialisten prüfen lassen und können mit hoher Wahrscheinlichkeit ausschließen, dass die Ursache in unserem System zu finden ist. Andernfalls hätten wir selbstverständlich umgehend einen Bugreport eingereicht und das Problem behoben.
Da wir alle möglichen Ursachen auf unserer Seite ausgeschlossen haben, können wir leider kein weiteres Debugging anbieten.
Ihr Konto ist über die EAS-Schnittstelle auf einem Gerät eingebunden. Dies ist sehr wahrscheinlich die Ursache für das Problem. Leider können wir Ihnen dazu keine weiteren Details nennen.
